Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

Kettuki ry
Kirjastokatu 1
13100 Hämeenlinna
Puh. 0440405107
y-tunnus 1896362-2

2. REKISTERIASIOIDEN YHTEYSHENKILÖ

Päivi Lilja
paivi.lilja@kettuki.fi

3. REKISTERIN NIMI

Jäsen-, asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. MITKÄ OVAT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKESPERUSTE JA TARKOITUS?

Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä yhdistyksen jäsenistä yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot ja muut yhdistyksen toimintaa varten tarpeelliset tiedot. Yhteys- ja jäsenyystietoja kerätään jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta ja laskutusta varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei ole mahdollista tunnistaa.

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
– tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen, käyttäjien hallinta, asiakassuhteemme hoitaminen ja laskutus,
– tuotteidemme ja palveluidemme kehittäminen,
– Palvelun toteuttaminen ja asiakkaan kanssa viestiminen,
– sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
– sähköinen markkinointi ja viestintä sekä tapahtumien järjestäminen.

Rekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumien sekä muiden markkinointitoimenpiteiden yhteydessä.

5. MITÄ TIETOJA KÄSITTELEMME?

Jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina yhdistyslain (503/1989) 11 §:n vaatimat henkilötiedot, eli jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi kerätään seuraavat tiedot:
· Jäsenien yhteystiedot (postiosoite, puhelin ja sähköposti)
· Jäsenyystiedot (jäsentyyppi, jäsenyyden alkamisajankohta)
· Jäsenmaksutiedot (laskutukset ja maksusuoritukset)

Käsittelemme asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
– rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi
– rekisteröidyn yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
– organisaation yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot

– tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot, kuten ruoka-rajoitteet
– mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6. MISTÄ SAAMME TIETOJA?

Jäsenrekisteriin kirjattavat tiedot saadaan jäsenen omalla ilmoituksella tai jäsenyyttä hakevan henkilön ilmoituksella jäsenhakemuslomakkeen kautta.

Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, verkossa, tapaamisissa tai muulla vastaavalla tavalla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten organisaation verkkosivuilta, kaupparekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

7. KENELLE LUOVUTAMME JA SIIRRÄMME TIETOJA SEKÄ SIIRRÄMMEKÖ TIETOJA EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE?

Emme luovuta rekisterien tietoja ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ja viestintäteknologiaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastasi laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimuksen sekä varmistaneet että alihankkijoillamme on vastaavat sopimukset omien alihankkijoiden kanssa.

8. MITEN SUOJAAMME TIEDOT JA MITEN PITKÄÄN NIITÄ SÄILYTÄMME?

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Paperilla olevat tiedot säilytetään lukkojen takana jonne on pääsy vain asianmukaisilla henkilöillä. Sähköinen jäsenrekisteri sijaitsee Kettuki ry:n omistamalla tietokoneella käyttäjätunnuksen takana. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat turvallisissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Henkilötiedot poistetaan rekisteristä, jos henkilötietoa rekisterissä omaava henkilö pyytää henkilötietojensa poistoa.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. MITKÄ OVAT SINUN OIKEUTESI REKISTERÖITYNÄ?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle.

Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. KEHEN VOIT OLLA YHTEYDESSÄ?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

11. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTOKSET

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.